一、在会议开始前，负责参会代表的注册登记，包括签到缴费和领取代表证件、会议文件等资料；

二、每次会议开始之前，在进门处检查参会人员的证件；会议开始后，将摄影、摄像等工作人员请出会议厅室，将会议厅室的大门打开；

三、迎接嘉宾，引导代表前去指定席位；

四、记载会议的停止进程及代表的发言内容；

五、对要求发言的代表停止登记，及时将名单按报名先后顺序送交会议负责人或会议秘书。留意记载下代表的姓名，所代表的国度或机构及发言顺序的先后要求。有的代表要求靠前安排发言时间，有的要求靠后，有的要求居中，有的不提要求。

六、在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等。发言稿通常在该代表发言时期分发，如稿件未到，可在负责人发言小结时分发，或在下次会议开端前分发。爲保证记载的精确性，如代表系暂时发言且有手稿，可在其发言后向其暂借，复制后随即退还；

七、随时预备提供必要的会议文件及有关材料，供讨论时参阅；

八、每次会议开端前检测灯光、室温、卫生、名牌、桌椅、纸笔、饮水杯、投影设备等能否均已符合会议要求；

九、接听紧急电话并告诉所要求的通话人。会议厅室内的电话机通常只闪光而无铃声。秘书接话应轻声。其别人员应在会议厅室外的分机接话，以免搅扰会场。

十、会议服务负责人要检查所有工作人员像声传译译员、警卫、电工等能否均已到位；各种设备如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已检查没有问题待用。