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现代会议频繁,无论是什么行业的企业或单位举办会议,不论策划此会议的策划者经验是否丰富,单纯站在举办方的立场与角度上看问题,都会面临以下问题:
一、会议策划步骤:
目的和目标:确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些:
培训 通知 教育 探讨问题 做决策
引入新事物或介绍新人员
激励 开发 展示 促进与改善 解决问题
讨论如何赢利 赢利
二、需要做些什么?
会议的类型繁多,举行不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集涉及多方面的信息,并制定出旨在完成手头众多工作的计划。
三、由谁来策划会议?
在企业内部,每个人在工作中都可能会参与会议的策划,有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。无论由谁来负责总体的策划,最终结果,是使筹办的会议顺利完成。
1、会议策划者的职责:作为会议筹划者,要负责全面的工作。下列的各项工作能反映会议策划者这一角色的多面性。
善于与人共事
善于注意小节
善于解决问题
善于与人协商
能够管理会议财务事宜
熟悉酒店运作
能够安排恰倒好处的菜单
能够熟练操作电脑
能够熟练地与视听服务公司打交道
能妥善接待贵宾和外国客人
熟知各种礼仪
行事果断、执着
2、会议策划者的任务:
制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标
制定会议议程
了解可供使用的场所和设施情况
选择或提议合适的场所
检查并比较各项设施
安排交通事宜
协调会务工作人员的活动
招收、培训会务人员和广告人员
制定可行预算或按既定预算安排有关工作
确定各项工作的时间安排
视察选定的场所和设施
与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)
确定印刷公司
安排食品、饮料有关事宜
讨价还价
同会议发言人和各位贵宾进行联系
四、会议的类型:
销售会议:一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议,或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
年会:可以是公司股东大会,也可能是行业协会每年一次的会员大会。
产品发布会:是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
研讨会:是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。
专业会议:是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
奖励会议:是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
培训会议:一般要用至少一天,多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所,培训内容高度集中,由某个领域的专业培训人员教授,而且通过培训要实现某些目的和目标。
五、在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了:
预计下一步召开会议的日期;
会议预计需要召开几天;
打算在什麽地方召开会议;
会议形式或程序是什麽;
会议需要多大的场地;
以前筹办过这样的会议吗?结果怎么样;
将有多少人到会;
会议预算费用是多少;
与会者对费用开支很在意吗?
需要选用什麽级别的酒店和设施;
计划选用最高级的房间标准是什麽;
制作会议邀请函;
会议需要向与会者打印相关资料吗?
会议的发言人有哪些?
会议需要什麽样的视听设备;
需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;
与会者可以携带家属吗?
打算为与会者安排一些特别会议活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特会议别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?
这些活动的费用由谁来承担。
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