会议活动结束之后的工作如何安排?

大型会议结束后,作为公司我们必须要做好收尾工作,不可以因为会场上的会议结束了就可以松口气,要适时做好善后工作,让会议善始善终,圆满落幕,那么会议结束后需要进行的工作有以下几点.

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1.清理会场

会议结束后,与参会者纷纷退场,当参会人员都离开现场之后,会议的组织者就要与工作人员一同进行会议现场的清理工作,

(1)要取走在会议现场及各个房间剩下的与会议有关的文件资料.因会议文件多属草稿性质或参考性质,并带有保密性,所以会议文件在会后多数应收回,不宜长期存放在个人手里,以免遗失泄密.

(2)收回在会议现场的一些布置物品,如横幅等

(3)关闭会议现场的视听设备,督促会议现场的工作人员将其收好.

(4)退还现场一些租借的物品和材料.

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2、与参会者结清会议账目

会议结束后,需要尽快进行的工作就是将各种工作支出的费用结清.

(1)落实租借设备的费用和购买供应品的费用

(2)为大会请来的相关专家、贵宾支付酬金或旅费

(3)为与会者结清会议费用,并开具相关票据,以便与会者回所在公司报销.

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3、送别与会人员

会议结束后,与会者要返回,秘书要组织送站工作,与接站工作相同要掌握与会者各自乘坐的交通工具,时间、车次,并制作成表便于协调指挥.同时要安排好送站的车辆.

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4、会议资料归档

正规的组织,一般都会将自己每次会议,特别是大型会议的一些资料进行归档整理,例如现场的会议记录、与会者名单、发言稿原件和打印件、会议决议等文字资料,与会议的一些现场录音录像资料一起,统一整理后归入专门的档案管理部门.

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5、会议的总结评估

为了积累经验,在大中型会议或重要会议结束后,秘书人员应当总结会议工作经验,肯定成绩,找出存在的问题,对整个会议流程进行评估.这种总结对不断提高秘书组织大型会议的能力至关重要.

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以上5点就是会议活动结束之后常见的一些工作安排，当然具体的一些细节还需要根据实际情况灵活补充。