1、准备会议用车如会议需要较多车辆，而主办者自身车辆不够，则必须调用其他单位车辆或租用车辆。要根据与会人员的身份、规模等确定交通用车。一旦发生意外，会议工作人员和相关部门就应启动应急机制，处理好危机。

茶会的种类是按茶会的目的而划分的，通常可以分为节日茶会、纪念茶会、喜庆茶会、研讨茶会、品赏茶会、艺术茶会、联谊茶会、交流茶会等。 这种形式在政府部门、公司团体举行的各种典礼庆祝活动中广为适用。

规模较大的会议，由于到会车辆较多，要安排交警在会场附近进行交通疏导。 　　会中服务 　　16.签到、分发会议材料 　　负责签到的工作人员，要提前到达会场，帮助与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续。

1、会议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。 确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模，进而影响发布会的各个因素。

一、在会议开始前，负责参会代表的注册登记，包括签到缴费和领取代表证件、会议文件等资料； 五、对要求发言的代表停止登记，及时将名单按报名先后顺序送交会议负责人或会议秘书。

速记不仅仅是要求记录人能够抓住会议的重点，也要记录细节，同时还要遵守一定的记录格式。 2、记录会议的内容，它包括发言人的姓名、发言的内容、包括讨论的内容、提出的建议、通过的决议等。

成都会议策划公司在会议活动结束后的清场流程。会议活动结束后，工作人员要及时清点收回，并细心检査会议现场及各个房间，看是不是有丢掉或剩下与会议有关的文件资料，防止丢掉泄密。 6、淸洁拾掇会场。

迎接客人要有 周密的布署，应注意以下事项。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人 员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时， 接待人员应该注意客人的安全。

活动策划是提高市场占有率的有效行为，一份可执行、可操作、创意突出的活动策划案，可有效提升企业的知名度及品牌美誉度。 5.活动策划具有延时性 一个好的活动策划可以进行二次传播。

如果会场太小，人数太多，则会给人一种拥挤的感觉； 2、地点合理 交通方便 开会就要考虑参会者聚集的场地是否交通便利，如果场地离得太远，参会者参会就会相当不方便，场地合理 交通方便就能避免参会者劳碌奔波。