一、成都会议流程中会前准备工作必完成

    1、尽量多的与会议主办方进行有效的沟通与会议预期效果的达成、尽量细的完善所需的会议服务项目。

    2、为会议作好所需的机票、车票的预订问题，确定会议期间的住宿、会议场所等重要事项，同时对于整个会议中所涉及的交通、会后考察等问题都应尽可能的将完整的会议日程计划书交到会议主办方负责人手中；

    3、对于不了解会议所举办地的主办方，我们成都中青旅通常都会派专人协助主办方对会议举办地的吃住行游等方面以及会场所在地和周边娱乐等各项相关问题进行实地考察与记录。

    4、一旦会议主办方和执行方确定会议方案后，就应当进行各项合同的签订和预付定金等会议前期的完善工作。

    二、会议服务项目的准备工作

    1、会议接待环节：通常说来，会前的接站、接机工作都是必不可少的，同时我们也还可以在酒店门口和四周以及将要举办会议的会场外摆放一些欢迎条幅(现在一般用的较多的即是电子欢迎牌)作为醒目的欢迎标语，为了营造会场外围的会议气氛，也可适当的设置一些空飘气球和充气迎宾拱门等。

    2、会议前期的准备工作：为即将召开的会议准备好完善的会议所需要资料(有可条件的情况下也可为参会都准备会议用品)，也可为会议演讲者准备一些相关的会议演讲稿。

    3、会议前期会场的检查工作：由成都中青旅指派一专人负责检查会场内的条幅是否悬挂好，灯光音响是否能够正常运作，会议所需的纸笔等文具是否每一位参会者桌前都齐全，参会者的茶饮是否备齐等问题。

    4、会议期间的住宿：尽可能提前将会议房间楼层及房间号提前拿到，并且为即将入住的参会者进行住宿的分配问题，同时为了方便会务工作的正常进行也应将会务组工作室单独列出，对于重要嘉宾和参会者也可在其房间内摆放鲜花和水果。(在这一工作中，我们成都米廷的小伙伴们通常都会为会议参会者准备一个“温馨提示牌”，并上提示牌中写入一些温馨提示外还会将会议期间的天气情况和其它一些重要事项罗列在上方)。

    5、会议期间参会都的用餐问题：合理的安排好参会者的用餐时间及会议用餐标准，如遇客人的特殊用餐要求和民俗习惯等都应该提前确认并通知餐厅。

    6、会议后期的考察：成都中青旅拥有自己的旅行社，可为参会者提供一条合理、精华的贵州旅游线路行程，作为旅行社，我们的车辆、导游等都是自己团队的物品和人员，所以不用担心以往出现过的转包团等问题。

    7、会议期间的摄像工作：一场完整的会议，应及时的作好该次会议的摄影、现场摄像等工作，并且在会后也要将会议内容刻录到光盘中，以便于会议资料的保存。

    8、会议礼仪服务：在会议中执行过程中，会议礼仪工作人员是必不可少的，她们通常担当了整个会议的形象标致和担任着会议期间的各项指引工作。对于会议来说，也可在布置会场时采用一些鲜花和绿植来装点会场，会议召开前也可为本次会议准备一些适当的礼品作为参会者于对会议的纪念。

    9、会议主持：其实在会议进行过程中，会议主持人也是十分关键的，他能够在会议中起到一个承上启下的作用，使得会议不那么单调与无趣，更能为参会者缓和会议的紧张感。

三、会议结束后的善后工作：

    1、返程票务：如果有此项工作需要时，会议执行工作人员可为参会人员预订及分发会后的返程票务工作。

    2、送站工作：提前作好会后用车的调配，为参会人员提供送站、送机服务。

         如果您需要一个优秀、专业的会议秘书就找成都中青旅会议服务有限公司，我们能给您提供优质的会议服务，让您在整个会议中都能够舒心、放心、省心。